Kylätalo kokouspaikkana Siikamäellä
Siikamäen kylätalo, eli Peiposjärven kylätalo, tarjoaa rauhallisen ja yhteisöllisen ympäristön kokouksille, koulutuksille ja yhdistysten tapaamisille. Maaseudun keskellä järjestetty tilaisuus irrottaa osallistujat hetkeksi tavallisesta toimistoympäristöstä ja antaa kokoukselle selkeän oman paikan. Kylätalo sopii niin pienelle työryhmälle kuin laajemman paikallisen tapaamisen järjestämiseen.
Tilavuokraus kannattaa aloittaa selvittämällä tilaisuuden ajankohta, osallistujamäärä ja käytännön tarpeet. Kun nämä tiedot ovat valmiina, yhteydenotto kyläyhdistykseen on sujuva ja sopivaa käyttöaikaa on helpompi etsiä. Samalla voidaan tarkistaa, mitä kalusteita, keittiötiloja ja kokoustekniikkaa tilassa on käytettävissä.
Kylätalon vuokraaminen kokousta varten on myös tapa tukea paikallista toimintaa. Vuokratulot auttavat pitämään yhteistä kokoontumispaikkaa kunnossa, ja tilaisuuden osallistujat tutustuvat samalla Siikamäen ja Peiposjärven kyläympäristöön. Hyvin suunniteltu kokous voi yhdistyä esimerkiksi yhteiseen ruokailuun, kyläkierrokseen tai virkistysohjelmaan.
Sopiva tila kokouksen tarpeisiin
Ensin kannattaa määritellä kokouksen luonne. Onko kyseessä lyhyt hallituksen kokous, koko päivän strategiapalaveri, koulutustilaisuus vai avoin kyläkokous? Osallistujien määrä vaikuttaa pöytäjärjestykseen, tarjoiluihin ja siihen, tarvitaanko tilaa ryhmätyöskentelyyn. Myös kokouksen ajankohta, kesto ja mahdollinen ilta- tai viikonloppukäyttö on hyvä ilmoittaa heti yhteydenotossa.
Kylätalo toimii erityisen hyvin tilaisuuksissa, joissa halutaan keskustella rauhassa ja viettää aikaa yhdessä. Perinteinen pöytämuoto sopii päätöksentekoon, kun taas väljempi järjestys tukee työpajoja ja koulutuksia. Jos osallistujia tulee useasta kunnasta, etukäteen on hyvä tarkistaa kulkuyhteydet, pysäköinti ja mahdollisuus saapua paikalle kimppakyydillä.
Kokouspaikkaa valittaessa ei kannata arvioida pelkästään neliöitä. Käytännöllinen tila, toimiva keittiö ja mahdollisuus pitää taukoja vaikuttavat päivän sujuvuuteen yhtä paljon kuin itse kokoushuone. Kylätalon ympäristö tarjoaa myös mahdollisuuden järjestää virkistävä ulkoilutauko ilman siirtymistä kauas.
Varaa tila ajoissa
Vuokraus käynnistyy ottamalla yhteyttä Siikamäen kyläyhdistykseen tai kylätalon varauksista vastaavaan tahoon. Yhteystiedot ja ajantasaiset paikalliset ilmoitukset löytyvät kyläyhteisön verkkosivuilta. Viestissä kannattaa kertoa toivottu päivä, kellonaika, tilaisuuden arvioitu kesto, osallistujamäärä ja tapahtuman luonne.
Aikainen varaus on tärkeä etenkin kevään, kesän ja syksyn vilkkaimpina viikonloppuina. Kylätaloa käytetään kokousten lisäksi juhliin, harrastuksiin, kylätapahtumiin ja yhdistystoimintaan, joten kalenteri voi täyttyä nopeasti. Varausta tehdessä on hyvä ilmoittaa myös, tarvitaanko pääsyä tilaan ennen varsinaista tapahtumaa järjestelyjä varten tai sen jälkeen siivousta varten.
Varaus kannattaa vahvistaa kirjallisesti, jotta molemmilla osapuolilla on sama käsitys ajasta, hinnasta ja sovituista käytännöistä. Samalla voi pyytää ohjeet avainten noutoon, ovien lukitsemiseen, kalusteiden käyttöön ja loppusiivoukseen. Jos kokous siirtyy tai peruuntuu, muutoksesta tulee ilmoittaa mahdollisimman pian, jotta vapautuva aika voidaan tarjota toiselle käyttäjälle.
Näin valmistelet vuokrauspyynnön
Hyvä vuokrauspyyntö on lyhyt mutta riittävän tarkka. Kerro esimerkiksi, että tarvitset kylätaloa yhdistyksen hallituksen kokoukseen tiettynä arkipäivänä kello 16–20 ja että paikalle tulee noin viisitoista henkilöä. Mainitse, sisältyykö aikaan tarjoilujen valmistelua, esityslaitteiden asentamista tai muuta ennakkotyötä.
Kysy samalla, mitä vuokraan sisältyy. Selvitettäviä asioita voivat olla pöydät ja tuolit, astiat, keittiön käyttö, kahvinkeitin, internet-yhteys, valkokangas, projektori ja äänentoisto. Kaikkia varusteita ei pidä olettaa automaattisesti saatavilla, joten oma laitelista kannattaa tehdä hyvissä ajoin.
Jos osallistujissa on liikuntarajoitteisia henkilöitä, allergioita tai muita erityistarpeita, ne on hyvä ottaa esiin jo varausta tehtäessä. Myös tarjoilun järjestämisestä on sovittava etukäteen: tuoko kokousväki omat tarjoilut, tilataanko ne paikalliselta toimijalta vai valmistetaanko ne kylätalon keittiössä. Selkeät sopimukset ehkäisevät epäselvyyksiä tapahtumapäivänä.
| Kokouksen tyyppi | Sopiva valmistelu | Erityisesti tarkistettavaa |
|---|---|---|
| Lyhyt työryhmän tapaaminen | Pöytäjärjestys ja kahvitarjoilu | Saapumis- ja päättymisaika |
| Yhdistyksen hallituksen kokous | Esityslista, muistiinpanot ja rauhallinen tila | Kalusteet ja kokousmateriaalit |
| Koko päivän koulutus | Tauot, lounas ja esitystekniikka | Keittiö, internet ja näyttö |
| Avoin kyläkokous | Selkeä istumajärjestys ja opasteet | Pysäköinti ja osallistujien ohjaus |
| Virkistyksellinen kokouspäivä | Ulkoilu tai muu yhteinen ohjelma | Sää, varusteet ja aikataulu |
Kokouspäivän käytännöt
Järjestäjän kannattaa saapua paikalle riittävän aikaisin. Ennen osallistujien tuloa tarkistetaan tilan yleisilme, pöytien sijoittelu, valaistus, ilmanvaihto ja tarvittavat laitteet. Esitysmateriaali on hyvä avata etukäteen, sillä tietokoneiden ja kaapeleiden yhteensopivuus voi vaatia pienen testin.
Osallistujille kannattaa lähettää saapumisohjeet jo kutsun yhteydessä. Viestissä voi kertoa osoitteen, pysäköintipaikan, mahdolliset kimppakyytimahdollisuudet sekä sen, onko ulko-ovi tapahtuman aikana avoinna vai käytetäänkö ovikelloa tai avainta. Selkeät ohjeet vähentävät myöhästymisiä ja helpottavat ensimmäistä kertaa kylätalolle saapuvia.
Kokouksen aikana tilaa käytetään huolellisesti. Kalusteet palautetaan sovittuun järjestykseen, jätteet lajitellaan ohjeiden mukaan ja keittiö jätetään siistiksi. Jos tilassa ilmenee vika tai jokin varuste rikkoutuu, asiasta ilmoitetaan viipymättä vuokrauksesta vastaavalle taholle.
Hinta, laskutus ja järjestäjän vastuut
Vuokrauksen hinta määräytyy kylätalon omien ehtojen mukaan. Siihen voivat vaikuttaa käyttöaika, tilaisuuden laajuus, valmistelu- ja siivousaika sekä mahdolliset lisäpalvelut. Tarkka hinta kannattaa pyytää ennen varauksen vahvistamista, sillä silloin myös budjetointi ja osallistumismaksujen suunnittelu onnistuvat luotettavasti.
Laskutuksesta, maksutavasta ja mahdollisesta vakuudesta sovitaan varauksen yhteydessä. Yhdistyksen tai yrityksen kokouksessa laskutusosoite on hyvä ilmoittaa heti. Jos tapahtumassa peritään osallistumismaksu, kylätalon vuokra voidaan sisällyttää kokonaisbudjettiin muiden kulujen, kuten tarjoilujen ja matkustamisen, rinnalle.
Järjestäjä vastaa yleensä siitä, että osallistujat noudattavat tilan sääntöjä. Vastuu koskee esimerkiksi turvallista poistumista, kynttilöiden tai muiden avotulen lähteiden käyttöä, alkoholitarjoilua ja tilan loppusiisteyttä. Näistä käytännöistä on aina noudatettava kyläyhdistyksen antamia ohjeita, eikä omia oletuksia pidä käyttää sääntöjen sijaan.
Kokous yhdistyy kylän muuhun toimintaan
Kylätalo voi olla kokouspäivän pääpaikka, mutta Siikamäen ympäristö antaa tilaisuuteen helposti lisää sisältöä. Lyhyen kokouksen jälkeen voidaan järjestää kävely lähiluonnossa, tutustua kylän historiaan tai tarjota osallistujille paikallisia tuotteita. Kun ohjelma suunnitellaan maltillisesti, virkistys ei vie huomiota kokouksen tavoitteista vaan auttaa osallistujia verkostoitumaan.
Luontopainotteista taukoa suunnitteleville hyödyllinen kohde on kunnostettava luontopolku, jonka tilanteeseen ja kulkureittiin kannattaa tutustua ennen ryhmän viemistä maastoon. Sää, osallistujien varusteet ja päivän aikataulu on huomioitava. Lyhyt happihyppely voi sopia hyvin kahvitauon yhteyteen, kun taas pidempi retki vaatii erillisen suunnitelman.
Myös paikalliseen kalastukseen liittyvä ohjelma voi kiinnostaa vierailijoita. Jos kokouspäivään suunnitellaan kalastusta tai vesistöön tutustumista, ajantasaiset kalastusluvat ja ohjeet on tarkistettava ennen lähtöä. Luvat, turvallisuus ja mahdolliset välineet tulee järjestää osallistujille selkeästi.
Järjestäjän muistilista
- Varmista päivämäärä, kellonaika, osallistujamäärä ja tilaisuuden arvioitu kesto.
- Kysy vuokraushinta, maksutapa, avainten nouto ja siivousta koskevat ohjeet.
- Selvitä etukäteen pöytien, tuolien, astioiden, keittiön ja esitystekniikan saatavuus.
- Lähetä osallistujille ajoissa saapumis-, pysäköinti- ja tarjoiluohjeet.
- Tarkista kokouksen jälkeen, että tila, keittiö ja kalusteet jäävät sovittuun kuntoon.
Kylätalon varaaminen kokousta varten on helpointa, kun yhteydenotto tehdään hyvissä ajoin ja kaikki käytännön tarpeet kerrotaan yhdellä kertaa. Ota yhteys Siikamäen kyläyhdistykseen, tarkista ajantasaiset tiedot kylän ajankohtaisista asioista ja sovi kokouspäivä, joka palvelee sekä tilaisuuden osallistujia että kylätalon muuta käyttöä.